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Qivity Accounts — Bücher, GST und Banking in einem Hauptbuch
Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bankabstimmung, GST und TDS, Bestand, Anlagevermögen und Beteiligungen — alles läuft über eine einzige Buchungs-Engine, die Ausgeglichenheit, offene Perioden und Idempotenz erzwingt, abgesichert durch Datenbank-Trigger. Für indische Unternehmen gebaut, von Anfang an mehrwährungsfähig und nur dann mit dem Rest von Qivity verbunden, wenn Sie es wollen.
Was enthalten ist
Alle Bücher, eine Buchungs-Engine
Verkauf, Einkauf, Banking, Steuern, Bestand und Anlagen buchen alle über dieselbe Engine, sodass die Berichte immer mit dem Hauptbuch übereinstimmen.
Bücher und Journale
Gesellschaften, Niederlassungen, Geschäftsjahre und Perioden, ein Kontenplan und manuelle Buchungen mit Entwurf, Freigabe, Buchung und Storno.
Auf dieser SeiteVerkauf und Forderungen
Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen mit GST und TCS, Zahlungseingänge, Gutschriften, Altersstruktur, Kontoauszüge und Mahnwesen.
Auf dieser SeiteEinkauf und Verbindlichkeiten
Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Eingangsrechnungen mit Vorsteuer, Reverse Charge und TDS; Zahlungen, Ausgaben und Erstattungen.
Auf dieser SeiteBanking und Abstimmung
Kontoauszugsimport aus CSV oder Excel, automatischer und regelbasierter Abgleich und Abstimmungen, die ihre Periode sperren.
Auf dieser SeiteGST und TDS
CGST, SGST, IGST, Exporte, SEZ, Reverse Charge und Cess; GSTR-1- und GSTR-3B-Daten, GSTR-2B-Abgleich sowie TDS- und TCS-Register.
Auf dieser SeiteBestand
Lager, FIFO oder gewogener Durchschnitt, Anpassungen, Umlagerungen, Baugruppen und Anschaffungsnebenkosten — jede Bewegung bucht ihr eigenes Journal.
Anlagevermögen
Lineare oder degressive Abschreibung tagesgenau, monatlich ausgeführt, mit Umbuchungen, Wertminderung und Abgang nach den Nutzungsdauern von Schedule II.
Beteiligungen
Investoren, Beteiligungen, Einlagen, Erträge und Ausschüttungen im Hauptbuch gebucht, mit einem Dashboard nach Person oder nach Beteiligung.
Mehrwährung
Belege in Fremdwährung, planmäßig abgerufene Wechselkurse und eine Währungsneubewertung, die sich am nächsten Tag selbst storniert.
Automatisierung und Portale
Wiederkehrende Rechnungen, Eingangsrechnungen und Ausgaben, Zahlungserinnerungen, Workflow-Regeln sowie Kunden- und Lieferantenportale mit Online-Zahlung.
Budgets, Freigaben und Prüfung
Monatsbudgets nach Konto und Kostenstelle, Freigabe-Workflows nach Betragsstufe und ein Prüfprotokoll, das nur ergänzt werden kann.
Berichte
Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung nach Soll- oder Ist-Prinzip, Bilanz, Tagebuch und alles Weitere — nach Excel oder CSV, oder planmäßig per E-Mail.
Das Hauptbuch
Eine Buchungs-Engine, doppelt abgesichert
Jeder Beleg, der Geld bewegt — eine Rechnung, eine Eingangsrechnung, eine Bankzeile, ein Abschreibungslauf, eine Lagerbewegung — bucht über eine Engine. Sie prüft Ausgeglichenheit, Periode und Idempotenz, und Datenbank-Trigger prüfen dahinter noch einmal.
Perioden, die sauber abschließen
Perioden sind offen, gesperrt oder abgeschlossen, und der Abschluss folgt einer berechneten Checkliste statt einem Datum, das jemand eintippt.
Buchungen mit Funktionstrennung
Manuelle Buchungen durchlaufen Entwurf, Freigabe, Buchung. Ein Fehler wird storniert, nie bearbeitet.
Kosten- und Profitcenter
Ordnen Sie Buchungen Kosten- und Profitcentern zu und hinterlegen Sie dafür Monatsbudgets mit Abweichung nach Konto und Center.
Nummernkreise unter Ihrer Kontrolle
Ein Nummernkreis je Belegart, damit Rechnungsnummern dem Muster folgen, das Ihre Prüfer erwarten.
Ein Prüfprotokoll, das niemand umschreiben kann
Das Protokoll kann nur ergänzt werden, erzwungen durch einen Datenbank-Trigger statt durch Konvention.
Aufbewahrung als Standard
Datensätze werden acht Jahre oder länger aufbewahrt. Geschützte Dateien können archiviert, aber nie gelöscht werden.
Verkauf und Einkauf
Vom Angebot bis zum Zahlungseingang, von der Anforderung bis zur Zahlung
Die vollständige Belegkette auf beiden Seiten, mit Teil-, Voraus-, TDS-gekürzten und Fremdwährungszahlungen so verarbeitet, wie sie tatsächlich eingehen.
| Bereich | Was abgedeckt ist |
|---|---|
| Vertrieb | Kunden, Produkte, Preislisten, Angebote, Kundenaufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Barverkäufe und Vorschussrechnungen |
| Forderungen | Zahlungseingänge, Gutschriften, Altersstruktur, Kontoauszüge, Zahlungserinnerungen, Verzugsgebühren und Abschreibung uneinbringlicher Forderungen |
| Einkauf | Lieferanten, Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen, Lastschriften und Rücksendungen |
| Verbindlichkeiten | Zahlungen über mehrere Rechnungen, Ausgaben, Mitarbeitererstattungen und deren Freigaben |
| Wiederkehrend | Rechnungen, Eingangsrechnungen und Ausgaben einmal je Periode erzeugt, mit einem Zustandsautomaten für Wiederholungen |
| Projekte | Projekte und Zeiterfassung für abrechenbare Arbeit |
Preislisten, die tun, was Sie eingegeben haben
Ein Prozentsatz auf alle Produkte oder ein Preis je Produkt. Ein eingegebener Preis hat immer Vorrang.
Erinnerungen, die nicht nerven
Standardmäßig aus. Jede offene Rechnung erhält eine Erinnerung pro Stufe, und nur für die zuletzt erreichte Stufe.
Eingangsrechnungen, die Sie scannen können
Scannen Sie eine Eingangsrechnung, um die Erfassung zu beginnen, statt sie vom Papier abzutippen.
Portale für Kunden und Lieferanten
Laden Sie einen Kunden ein, Rechnungen online über Razorpay einzusehen und zu bezahlen. Lieferanten erhalten ein eigenes Portal.
Banking
Eine Abstimmung, die sich sperrt, wenn sie fertig ist
Importieren Sie einen Kontoauszug, lassen Sie Abgleich und Bankregeln die eindeutigen Zeilen übernehmen und stimmen Sie den Rest von Hand ab. Eine abgeschlossene Abstimmung sperrt ihre Periode; das Wiederöffnen wird protokolliert.
Kontoauszugsimport ohne Dubletten
CSV und Excel mit einer Spaltenvorlage je Bank. Wird derselbe Auszug zweimal importiert, entstehen seine Zeilen nicht doppelt.
Automatisch, manuell, teilweise oder saldiert
Eine Zeile zu einer Buchung, eine zu mehreren oder ein Saldo aus mehreren — und Buchung anlegen bucht eine Zeile, die in den Büchern fehlt.
Bankregeln, die vorschlagen statt raten
Regeln laufen auf den noch nicht abgeglichenen Zeilen, die erste nach Priorität gewinnt. Eine Zeile, die zu einer bestehenden Buchung passen könnte, wird nur vorgeschlagen.
Wechselkurse aus offiziellen Quellen
FBIL für die Rupie und die EZB für andere Währungen, planmäßig abgerufen. Ein von Hand eingegebener Kurs wird nie überschrieben.
Steuern
GST und TDS, zur Prüfung vorbereitet
Die GST-Engine behandelt innerstaatliche und zwischenstaatliche Lieferungen, Exporte und SEZ, Reverse Charge, steuerfreie und nullbesteuerte Lieferungen sowie Cess. Die Meldedaten werden zur Prüfung und zum Hochladen vorbereitet — Qivity Accounts reicht nichts im GST-Portal ein.
| Meldung oder Register | Was Sie erhalten |
|---|---|
| GSTR-1 und GSTR-3B | Daten im Format der Meldung, gegen das Hauptbuch geprüft, dann gesetzliche Verrechnung und Zahlung |
| GSTR-2B | Das JSON des Portals mit Ihren gebuchten Eingangsrechnungen abgeglichen: übereinstimmend, abweichend, wahrscheinlich, nicht in den Büchern und gefährdete Vorsteuer (ITC) |
| TDS und TCS | Register, Fälligkeiten, Zahlungsbelege und von Ihren Kunden einbehaltene TDS |
| E-Rechnung und E-Way-Bill | Die INV-01-Nutzlast und etwaige Probleme damit, bereit für Ihren Anbieter |
Es ist kein GSP-, E-Rechnungs- oder E-Way-Bill-Anbieter enthalten, und TDS-Meldungen werden nach Excel exportiert statt als 24Q- oder 26Q-Dateien erzeugt.
Gefährdete Vorsteuer, bevor sie verloren geht
Eine Rechnung, die Ihr Lieferant nicht gemeldet hat, erscheint als Nicht in 2B — und verschwindet, sobald das 2B eines späteren Monats sie aufnimmt.
Uneinbringliche Forderungen richtig behandelt
Eine Abschreibung tilgt die Forderung, während die GST geschuldet bleibt. Ein Zahlungseingang in einem späteren Jahr geht auf Erträge aus abgeschriebenen Forderungen.
Funktioniert eigenständig oder mit dem Rest von Qivity
Jede Verbindung ist optional
Qivity Accounts ist für sich vollständig. Verbundene Produkte senden Entwürfe und Daten; nichts wird hinter jemandes Rücken gebucht, und ein Ausfall oder ein gekündigtes Abonnement ändert nie Ihre Bücher.
| Verbundenes Produkt | Was es in Accounts bedeutet |
|---|---|
| Qivity CRM | Gewonnene Deals werden zu Kunden, optional mit Rechnungsentwürfen; der Produktkatalog wird zu Produkten |
| Qivity HRMS | Mitarbeitende und jeder abgeschlossene Gehaltslauf als ein verschlüsseltes Journal zum Buchen |
| Qivity ITAM | Anlagenkäufe kommen als Entwürfe zur Aktivierung an; Abgänge benachrichtigen die Buchhaltung |
| Qivity WMS | Wareneingänge, Versände, Umlagerungen und Anpassungen kommen als Entwürfe von Lagerbelegen an, gebucht zu Ihren Kosten |
| Qivity CSM | CSM liest den Abrechnungsstatus jedes Kunden schreibgeschützt, sobald Sie die Freigabe einschalten |
Importe mit Probelauf
Hochladen, über die echten Dienste validieren, Vorschau ansehen, bestätigen. Nichts wird geschrieben, bevor die Vorschau stimmt.
Ein Weg aus Tally
Eine eigene Tally-Migration, über denselben Import mit Validierung und Vorschau.
Integrationen
Verbindungen zu anderen Qivity-Produkten
Jede Verbindung ist optional und wird von Ihrer Organisation eingeschaltet. Das Trennen löscht nie Daten.
HRMSCRMCSMAccountsITAMITOPSWMS
Ein Mitarbeiterverzeichnis für jedes Produkt
Abteilungen, Standorte, Vorgesetzte, Ein- und Austritte kommen aus HRMS, statt in jedes Produkt eingetippt zu werden.
CRMAccounts
Gewonnene Deals werden zu Kunden und Rechnungen
Gewonnene Deals kommen in Accounts als Kunden an, optional mit Rechnungsentwürfen, und der Produktkatalog kommt als Produkte an.
AccountsCRMCSM
Der Abrechnungsstatus dort, wo das Konto betreut wird
CRM und CSM zeigen den Abrechnungsstatus jedes Kunden und markieren überfällige Rechnungen, bevor jemand ein Angebot macht oder verlängert.
HRMSAccounts
Gehaltsjournale, verschlüsselt
Jeder abgeschlossene Gehaltslauf erreicht Accounts als ein Ende-zu-Ende-verschlüsseltes Journal zum Buchen.
ITAMAccounts
Anlagenkäufe und -abgänge
Zur Aktivierung markierte Assets kommen in Accounts als Entwürfe an; Abgänge benachrichtigen die Buchhaltung.
WMSAccounts
Lagerbewegungen als Belegentwürfe
Wareneingänge, Versände, Umlagerungen und Anpassungen kommen in Accounts als Entwürfe an, gebucht zu den eigenen Kosten von Accounts.
CRMCSMHRMSAccounts
Das CRM-Postfach an jedem Datensatz
CSM, HRMS und Accounts zeigen die E-Mails eines Datensatzes aus dem CRM-Postfach, unter der eigenen Anmeldung der Person.
Die Regeln Ihrer Buchhaltung, von der Software durchgesetzt
Die Anmeldung erfolgt über den zentralen Qivity-Identitätsdienst, mit Rollen vom Inhaber und Finanzadministrator bis zu Buchhalter, Prüfer, Forderungen, Verbindlichkeiten, Niederlassung und Nur-Lesen — jede auf das beschränkt, was die Aufgabe braucht. Lilly, die Hilfe-Assistentin, beantwortet Fragen zur Bedienung von Accounts aus ihrem eigenen Dokumentationsindex, nicht zu Ihren Zahlen.
Tarife werden pro Benutzer berechnet, und die Benutzerzahl kann nie unter die Zahl der Personen gesetzt werden, die Accounts bereits nutzen. Die Zahlung erfolgt auf der gehosteten Seite von Razorpay; Accounts sieht nie eine Kartennummer.
Fragen, die Leute wirklich stellen
Reicht Qivity Accounts GST-Meldungen ein?
Nein. GSTR-1- und GSTR-3B-Daten werden zur Prüfung und zum Hochladen vorbereitet, und GSTR-2B wird aus dem JSON abgeglichen, das Sie aus dem Portal herunterladen. Es gibt keine GSP-Verbindung, also wird nichts in Ihrem Namen eingereicht.
Können wir es ohne Qivity CRM nutzen?
Ja. Jedes Qivity-Produkt funktioniert eigenständig. Die Verbindung mit dem CRM macht gewonnene Deals zu Kunden und übernimmt den Produktkatalog; das Trennen ändert nichts an dem, was bereits in Ihren Büchern steht.
Wie bleibt der Bestand im Einklang mit den Büchern?
Jede Lagerbewegung bucht ihr eigenes Journal, sodass das Bestandskonto immer dem Lagerbuch entspricht. Nutzen Sie auch Qivity WMS, kommen dessen Bewegungen als Entwürfe an, und Accounts kann manuelle Bestandsbuchungen für die von WMS verwalteten Lager ablehnen.
Welche Wechselkurse werden verwendet?
Die Kurse werden planmäßig von FBIL für die Rupie und von der Europäischen Zentralbank für andere Währungen abgerufen. Ein von Hand eingegebener Kurs wird nie überschrieben, und die Währungsneubewertung bucht unrealisierte Gewinne und Verluste, die sich am nächsten Tag stornieren.
Können wir Zahlungen online annehmen?
Ja, über Razorpay. Eine Rechnung enthält einen Link zur Online-Zahlung, und Kunden können auch über das Kundenportal bezahlen.
Können wir von Tally umziehen?
Ja. Import / Export bietet eine Tally-Migration, die denselben Ablauf aus Validierung, Vorschau und Bestätigung durchläuft wie jeder andere Import.
Wie wird es berechnet?
Pro Benutzer. Die Benutzerzahl kann nicht unter die Zahl der Personen gesetzt werden, die Accounts bereits nutzen. Fragen Sie den Vertrieb nach den aktuellen Preisen.
Ebenfalls auf der Plattform
Bringen Sie Ihre Pipeline mit. Wir bringen ein Notebook.
Zwanzig Minuten, auf Ihren Daten — keine vorgefertigte Demo. Wenn wir nicht passen, sagen wir das im Gespräch.