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Qivity Accounts — बुक्स, GST और बैंकिंग एक ही लेजर पर
इनवॉइस, बिल, बैंक रिकंसिलिएशन, GST और TDS, स्टॉक, फ़िक्स्ड एसेट और निवेश — हर एक एक ही इंजन से पोस्ट होता है जो बैलेंस, खुली अवधि और इडेम्पोटेंसी लागू करता है, और पीछे डेटाबेस ट्रिगर भी जाँच करते हैं। भारतीय व्यवसायों के लिए बना, शुरू से मल्टी-करेंसी, और बाकी Qivity से तभी जुड़ा जब आप चाहें।
अंदर क्या है
हर बुक, एक पोस्टिंग इंजन
सेल्स, परचेज़, बैंकिंग, टैक्स, स्टॉक और एसेट सब एक ही इंजन से पोस्ट होते हैं, इसलिए रिपोर्ट हमेशा लेजर से मेल खाती हैं।
बुक्स और जर्नल
कंपनियाँ, ब्रांच, वित्तीय वर्ष और अवधियाँ, चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स, और ड्राफ़्ट, अप्रूवल, पोस्टिंग और रिवर्सल वाले मैनुअल जर्नल।
इस पेज परसेल्स और रिसीवेबल
कोटेशन, ऑर्डर, डिलीवरी नोट, GST और TCS वाले इनवॉइस, रसीदें, क्रेडिट नोट, एजिंग, स्टेटमेंट और कलेक्शन।
इस पेज परपरचेज़ और पेएबल
रिक्वेस्ट, ऑर्डर, गुड्स रिसीट और बिल, इनपुट टैक्स क्रेडिट, रिवर्स चार्ज और TDS के साथ; पेमेंट, खर्च और रीइम्बर्समेंट।
इस पेज परबैंकिंग और रिकंसिलिएशन
CSV या Excel से स्टेटमेंट इम्पोर्ट, ऑटोमैटिक और नियम-आधारित मैचिंग, और रिकंसिलिएशन जो अपनी अवधि लॉक कर देते हैं।
इस पेज परGST और TDS
CGST, SGST, IGST, एक्सपोर्ट, SEZ, रिवर्स चार्ज और सेस; GSTR-1 और GSTR-3B डेटा, GSTR-2B रिकंसिलिएशन, और TDS व TCS रजिस्टर।
इस पेज परइन्वेंटरी
वेयरहाउस, FIFO या वेटेड एवरेज, एडजस्टमेंट, ट्रांसफ़र, असेंबली और लैंडेड कॉस्ट — हर मूवमेंट अपना जर्नल पोस्ट करता है।
फ़िक्स्ड एसेट
स्ट्रेट-लाइन या रिटन-डाउन-वैल्यू डेप्रिसिएशन, दिन के हिसाब से, हर महीने चलता है, शेड्यूल II की उपयोगी अवधि पर ट्रांसफ़र, इम्पेयरमेंट और डिस्पोज़ल के साथ।
निवेश
निवेशक, निवेश, योगदान, आय और भुगतान लेजर में पोस्ट, व्यक्ति या निवेश के हिसाब से डैशबोर्ड के साथ।
मल्टी-करेंसी
विदेशी मुद्रा के दस्तावेज़, शेड्यूल पर लाए गए एक्सचेंज रेट, और FX रीवैल्यूएशन जो अगले दिन खुद रिवर्स हो जाता है।
ऑटोमेशन और पोर्टल
रिकरिंग इनवॉइस, बिल और खर्च, पेमेंट रिमाइंडर, वर्कफ़्लो नियम, और ऑनलाइन पेमेंट वाले कस्टमर व वेंडर पोर्टल।
बजट, अप्रूवल और ऑडिट
अकाउंट और कॉस्ट सेंटर के हिसाब से मासिक बजट, राशि-सीमा के हिसाब से अप्रूवल वर्कफ़्लो, और एक ऐसा ऑडिट लॉग जिसमें सिर्फ़ जोड़ा जा सकता है।
रिपोर्ट
ट्रायल बैलेंस, एक्रुअल या कैश बेसिस पर प्रॉफ़िट और लॉस, बैलेंस शीट, डे बुक और बाकी सब — Excel या CSV में, या शेड्यूल पर ईमेल से।
लेजर
एक पोस्टिंग इंजन, दो बार जाँचा हुआ
पैसा हिलाने वाला हर दस्तावेज़ — इनवॉइस, बिल, बैंक लाइन, डेप्रिसिएशन रन, स्टॉक मूवमेंट — एक ही इंजन से पोस्ट होता है। यह बैलेंस, अवधि और इडेम्पोटेंसी जाँचता है, और उसके पीछे डेटाबेस ट्रिगर फिर से जाँचते हैं।
अवधियाँ जो ठीक से बंद होती हैं
अवधियाँ खुली, लॉक या बंद होती हैं, और बंद करना किसी के टाइप की गई तारीख से नहीं, एक कैलकुलेटेड चेकलिस्ट से होता है।
ड्यूटी के बँटवारे वाले जर्नल
मैनुअल जर्नल ड्राफ़्ट, अप्रूवल, पोस्ट से गुज़रते हैं। गलती रिवर्स की जाती है, कभी एडिट नहीं।
कॉस्ट और प्रॉफ़िट सेंटर
पोस्टिंग को कॉस्ट और प्रॉफ़िट सेंटर से टैग करें, और उनके लिए अकाउंट व सेंटर के हिसाब से अंतर के साथ मासिक बजट तय करें।
नंबर सीरीज़ जो आपके नियंत्रण में हैं
हर दस्तावेज़ प्रकार के लिए एक सीरीज़, ताकि इनवॉइस नंबर उसी पैटर्न पर चलें जिसकी आपके ऑडिटर उम्मीद करते हैं।
ऐसा ऑडिट लॉग जिसे कोई दोबारा नहीं लिख सकता
लॉग में सिर्फ़ जोड़ा जा सकता है, और यह परंपरा से नहीं, डेटाबेस ट्रिगर से लागू होता है।
डिफ़ॉल्ट रूप से रिटेंशन
रिकॉर्ड आठ साल या उससे ज़्यादा रखे जाते हैं। सुरक्षित फ़ाइलें आर्काइव हो सकती हैं, कभी डिलीट नहीं।
सेल्स और परचेज़
कोटेशन से रसीद तक, और रिक्वेस्ट से पेमेंट तक
दोनों तरफ़ की पूरी दस्तावेज़ श्रृंखला, जिसमें आंशिक, एडवांस, TDS कटे हुए और विदेशी मुद्रा के भुगतान वैसे ही संभाले जाते हैं जैसे वे असल में आते हैं।
| क्षेत्र | इसमें क्या शामिल है |
|---|---|
| सेल्स | कस्टमर, प्रोडक्ट, प्राइस लिस्ट, कोटेशन, सेल्स ऑर्डर, डिलीवरी नोट, इनवॉइस, कैश सेल और रिटेनर इनवॉइस |
| रिसीवेबल | रसीदें, क्रेडिट नोट, एजिंग, स्टेटमेंट, पेमेंट रिमाइंडर, लेट फ़ीस और बैड-डेट राइट-ऑफ़ |
| परचेज़ | वेंडर, परचेज़ रिक्वेस्ट, ऑर्डर, गुड्स रिसीट, बिल, डेबिट नोट और रिटर्न |
| पेएबल | कई बिलों का एक साथ पेमेंट, खर्च, कर्मचारी रीइम्बर्समेंट और उनके अप्रूवल |
| रिकरिंग | हर अवधि में एक बार बनने वाले इनवॉइस, बिल और खर्च, दोबारा कोशिश वाली स्टेट मशीन के साथ |
| प्रोजेक्ट | बिल करने योग्य काम के लिए प्रोजेक्ट और टाइमशीट |
प्राइस लिस्ट जो वही करती हैं जो आपने टाइप किया
हर प्रोडक्ट पर एक प्रतिशत, या प्रति प्रोडक्ट एक रेट। टाइप किया गया रेट हमेशा जीतता है।
रिमाइंडर जो परेशान नहीं करते
डिफ़ॉल्ट रूप से बंद। हर खुले इनवॉइस को हर स्टेप पर एक रिमाइंडर मिलता है, और सिर्फ़ उस आख़िरी स्टेप के लिए जहाँ वह पहुँचा है।
बिल जिन्हें आप स्कैन कर सकते हैं
परचेज़ बिल को कागज़ से टाइप करने के बजाय स्कैन करके एंट्री शुरू करें।
कस्टमर और वेंडर के लिए पोर्टल
कस्टमर को Razorpay से ऑनलाइन इनवॉइस देखने और चुकाने के लिए आमंत्रित करें। वेंडर को उनका अपना पोर्टल मिलता है।
बैंकिंग
रिकंसिलिएशन जो पूरा होते ही लॉक हो जाता है
स्टेटमेंट इम्पोर्ट करें, स्पष्ट लाइनें मैचिंग और आपके बैंक नियमों पर छोड़ें, और बाकी हाथ से रिकंसाइल करें। पूरा हुआ रिकंसिलिएशन अपनी अवधि लॉक कर देता है; उसे दोबारा खोलना ऑडिट होता है।
डुप्लिकेट-सुरक्षित स्टेटमेंट इम्पोर्ट
हर बैंक के लिए कॉलम प्रीसेट के साथ CSV और Excel। एक ही स्टेटमेंट दो बार इम्पोर्ट करने से उसकी लाइनें दो बार नहीं बनतीं।
ऑटोमैटिक, मैनुअल, आंशिक या नेटेड
एक लाइन से एक एंट्री, एक से कई, या कई का नेट — और Create entry ऐसी लाइन पोस्ट करता है जो बुक्स में नहीं है।
बैंक नियम जो अंदाज़ा लगाने से पहले सुझाव देते हैं
नियम सिर्फ़ उन लाइनों पर चलते हैं जो अभी मैच नहीं हुईं, और प्राथमिकता में पहला नियम जीतता है। जो लाइन किसी मौजूदा बुक एंट्री से मेल खा सकती है, उसे सिर्फ़ सुझाया जाता है।
आधिकारिक स्रोतों से एक्सचेंज रेट
रुपये के लिए FBIL और दूसरी मुद्राओं के लिए ECB, शेड्यूल पर लाए जाते हैं। हाथ से डाला गया रेट कभी ओवरराइट नहीं होता।
टैक्स
GST और TDS, समीक्षा के लिए तैयार
GST इंजन इंट्रा- और इंटर-स्टेट सप्लाई, एक्सपोर्ट और SEZ, रिवर्स चार्ज, छूट वाली और शून्य-दर वाली सप्लाई, और सेस संभालता है। रिटर्न डेटा आपकी समीक्षा और अपलोड के लिए तैयार होता है — Qivity Accounts GST पोर्टल पर कुछ फ़ाइल नहीं करता।
| रिटर्न या रजिस्टर | आपको क्या मिलता है |
|---|---|
| GSTR-1 और GSTR-3B | रिटर्न के आकार का डेटा, लेजर से क्रॉस-चेक, फिर वैधानिक सेट-ऑफ़ और भुगतान |
| GSTR-2B | पोर्टल का JSON आपके पोस्ट किए गए बिलों से मिलाया गया: मैच, मिसमैच, संभावित, बुक्स में नहीं, और जोखिम में ITC |
| TDS और TCS | रजिस्टर, नियत तारीखें, चालान, और आपके कस्टमर द्वारा काटा गया TDS |
| ई-इनवॉइस और ई-वे बिल | INV-01 पेलोड और उसकी कोई भी समस्या, आपके प्रोवाइडर के लिए तैयार |
कोई GSP, ई-इनवॉइस या ई-वे बिल प्रोवाइडर शामिल नहीं है, और TDS रिटर्न 24Q या 26Q फ़ाइलों के रूप में नहीं, Excel में एक्सपोर्ट होते हैं।
जोखिम में ITC, खोने से पहले
जो बिल आपके सप्लायर ने रिपोर्ट नहीं किया, वह Not in 2B के रूप में दिखता है — और बाद के किसी महीने का 2B उसे दिखाते ही यह हट जाता है।
बैड डेट सही तरीके से
राइट-ऑफ़ रिसीवेबल को साफ़ कर देता है जबकि GST देय रहता है। बाद के साल में वसूली Bad Debts Recovered में जाती है।
अकेले काम करता है, या बाकी Qivity के साथ
हर कनेक्शन वैकल्पिक है
Qivity Accounts अपने आप में पूरा है। जुड़े हुए प्रोडक्ट ड्राफ़्ट और डेटा भेजते हैं; किसी की जानकारी के बिना कुछ पोस्ट नहीं होता, और कोई आउटेज या रद्द सब्सक्रिप्शन आपकी बुक्स कभी नहीं बदलता।
| जुड़ा हुआ प्रोडक्ट | Accounts में इसका मतलब |
|---|---|
| Qivity CRM | जीती गई डील कस्टमर बनती हैं, चाहें तो ड्राफ़्ट इनवॉइस के साथ; प्रोडक्ट कैटलॉग प्रोडक्ट बनता है |
| Qivity HRMS | कर्मचारी, और हर फ़ाइनल पेरोल रन पोस्ट करने के लिए एक एन्क्रिप्टेड जर्नल के रूप में |
| Qivity ITAM | एसेट खरीद कैपिटलाइज़ करने के लिए ड्राफ़्ट के रूप में आती हैं; डिस्पोज़ल अकाउंटेंट को सूचित करता है |
| Qivity WMS | रसीदें, डिस्पैच, ट्रांसफ़र और एडजस्टमेंट ड्राफ़्ट स्टॉक दस्तावेज़ के रूप में आते हैं, आपकी लागत पर पोस्ट |
| Qivity CSM | शेयरिंग चालू करते ही CSM हर कस्टमर का बिलिंग स्टेटस सिर्फ़ पढ़ने के लिए देखता है |
ड्राई रन वाले इम्पोर्ट
अपलोड करें, असली सर्विसेज़ से वैलिडेट करें, प्रीव्यू देखें, पुष्टि करें। प्रीव्यू सही दिखने तक कुछ भी लिखा नहीं जाता।
Tally से आने का रास्ता
एक समर्पित Tally माइग्रेशन, उसी वैलिडेट-और-प्रीव्यू इम्पोर्ट के ज़रिए।
इंटीग्रेशन
दूसरे Qivity प्रोडक्ट से कनेक्शन
हर कनेक्शन वैकल्पिक है और आपका संगठन उसे चालू करता है। डिस्कनेक्ट करने से कभी डेटा डिलीट नहीं होता।
HRMSCRMCSMAccountsITAMITOPSWMS
हर प्रोडक्ट के लिए एक कर्मचारी डायरेक्टरी
विभाग, लोकेशन, मैनेजर, जॉइनर और लीवर हर प्रोडक्ट में टाइप करने के बजाय HRMS से आते हैं।
CRMAccounts
जीती गई डील कस्टमर और इनवॉइस बनती हैं
जीती गई डील Accounts में कस्टमर के रूप में आती हैं, चाहें तो ड्राफ़्ट इनवॉइस के साथ, और प्रोडक्ट कैटलॉग प्रोडक्ट के रूप में आता है।
AccountsCRMCSM
बिलिंग स्टेटस वहीं जहाँ अकाउंट संभाला जाता है
CRM और CSM हर कस्टमर का बिलिंग स्टेटस दिखाते हैं और कोटेशन या रिन्यूअल से पहले बकाया इनवॉइस चिह्नित करते हैं।
HRMSAccounts
पेरोल जर्नल, एन्क्रिप्टेड
हर फ़ाइनल पेरोल रन Accounts तक पोस्ट करने के लिए एक एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड जर्नल के रूप में पहुँचता है।
ITAMAccounts
एसेट खरीद और डिस्पोज़ल
कैपिटलाइज़ेशन के लिए चिह्नित एसेट Accounts में ड्राफ़्ट के रूप में आते हैं; डिस्पोज़ल अकाउंटेंट को सूचित करता है।
WMSAccounts
स्टॉक मूवमेंट ड्राफ़्ट दस्तावेज़ के रूप में
रसीदें, डिस्पैच, ट्रांसफ़र और एडजस्टमेंट Accounts में ड्राफ़्ट के रूप में आते हैं, जिन्हें Accounts की अपनी लागत पर पोस्ट किया जाता है।
CRMCSMHRMSAccounts
हर रिकॉर्ड पर CRM मेलबॉक्स
CSM, HRMS और Accounts किसी रिकॉर्ड का ईमेल CRM मेलबॉक्स से दिखाते हैं, व्यक्ति के अपने साइन-इन के तहत।
आपके अकाउंटेंट के नियम, सॉफ़्टवेयर से लागू
साइन-इन Qivity की केंद्रीय आइडेंटिटी सर्विस से होता है, और रोल ओनर और फ़ाइनेंस एडमिन से लेकर अकाउंटेंट, ऑडिटर, रिसीवेबल, पेएबल, ब्रांच और रीड-ओनली तक हैं — हर एक उतना ही सीमित जितना उस काम को चाहिए। हेल्प असिस्टेंट Lilly Accounts के काम करने के तरीके के सवालों का जवाब अपने दस्तावेज़ इंडेक्स से देती है, आपके आँकड़ों के बारे में नहीं।
प्लान प्रति यूज़र होते हैं, और यूज़र की संख्या कभी उन लोगों से कम नहीं रखी जा सकती जो पहले से Accounts इस्तेमाल कर रहे हैं। भुगतान Razorpay के होस्टेड पेज पर होता है; Accounts कभी कार्ड नंबर नहीं देखता।
सवाल जो लोग वास्तव में पूछते हैं
क्या Qivity Accounts GST रिटर्न फ़ाइल करता है?
नहीं। GSTR-1 और GSTR-3B डेटा आपकी समीक्षा और अपलोड के लिए तैयार होता है, और GSTR-2B पोर्टल से डाउनलोड किए गए JSON से रिकंसाइल होता है। कोई GSP कनेक्शन नहीं है, इसलिए आपकी ओर से कुछ फ़ाइल नहीं होता।
क्या हम इसे Qivity CRM के बिना इस्तेमाल कर सकते हैं?
हाँ। हर Qivity प्रोडक्ट अपने आप में काम करता है। CRM जोड़ने पर जीती गई डील कस्टमर बनती हैं और उसका प्रोडक्ट कैटलॉग आ जाता है; डिस्कनेक्ट करने से आपकी बुक्स में पहले से मौजूद कुछ नहीं बदलता।
इन्वेंटरी बुक्स के साथ कैसे मेल खाती रहती है?
हर स्टॉक मूवमेंट अपना जर्नल पोस्ट करता है, इसलिए इन्वेंटरी अकाउंट हमेशा स्टॉक लेजर के बराबर रहता है। अगर आप Qivity WMS भी चलाते हैं, तो उसके मूवमेंट ड्राफ़्ट के रूप में आते हैं, और Accounts WMS वाले वेयरहाउस के लिए मैनुअल स्टॉक एंट्री रोक सकता है।
यह कौन-से एक्सचेंज रेट इस्तेमाल करता है?
रेट शेड्यूल पर रुपये के लिए FBIL से और दूसरी मुद्राओं के लिए यूरोपियन सेंट्रल बैंक से लाए जाते हैं। हाथ से टाइप किया गया रेट कभी ओवरराइट नहीं होता, और FX रीवैल्यूएशन अनरियलाइज़्ड लाभ और हानि पोस्ट करता है जो अगले दिन रिवर्स हो जाते हैं।
क्या हम ऑनलाइन पेमेंट ले सकते हैं?
हाँ, Razorpay के ज़रिए। इनवॉइस में ऑनलाइन पेमेंट का लिंक होता है, और कस्टमर पोर्टल से भी भुगतान कर सकते हैं।
क्या हम Tally से आ सकते हैं?
हाँ। Import / Export में Tally माइग्रेशन है, जो हर दूसरे इम्पोर्ट की तरह वैलिडेट, प्रीव्यू और पुष्टि के उसी प्रवाह से चलता है।
इसकी कीमत कैसे तय होती है?
प्रति यूज़र। यूज़र की संख्या उन लोगों से कम नहीं रखी जा सकती जो पहले से Accounts इस्तेमाल कर रहे हैं। मौजूदा रेट के लिए सेल्स से बात करें।
प्लेटफ़ॉर्म पर और भी
अपनी पाइपलाइन लाइए। लैपटॉप हम लाएँगे।
बीस मिनट, आपके डेटा पर — कोई तैयार डेमो नहीं। अगर हम सही नहीं हैं, तो कॉल पर कह देंगे।